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Disparitions dans ISO 9001:2015

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La nouvelle version d’ISO 9001 est parue en septembre 2015 et on peut régulièrement voir dans des forums des questions ou des alertes sur la disparition dans cette ISO 9001:2015 de certaines exigences documentaires. Ceux qui lisent un peu vite (ou veulent faire du bruit ?) crient au scandale, à l’abandon de principes qui leur paraissent essentiels. Mais serait-ce si grave de ne plus parler de manuel qualité par exemple ? Et d’ailleurs est-ce vraiment le cas ? Disparitions dans ISO 9001:2015. Inquiétantes?

Cette version ISO 9001:2015 s’appuie sur la nouvelle structure commune aux normes de systèmes de management dont nous vous parlions ici et c’est le changement le plus visible au premier abord. Il apparait également à la lecture que cette norme est maintenant moins prescriptive. Aussi il convient de ne pas s’arrêter à la disparition d’un terme mais à bien chercher à comprendre le sens des exigences et la logique d’ensemble des changements opérés dans ISO 9001:2015.

En effet, on pourrait être surpris par la disparition d’un terme ou l’apparition d’un autre dans ISO 9001. Avec à la clé un changement de sens, ou pas. Ces changements de termes sont parfois liés à l’harmonisation apportée par la nouvelle structure des normes de systèmes de management ou à de simples clarifications. Cet article tentera d’éclairer ces changements terminologiques et de rétablir quelques points de bon sens que certains semblent oublier. N’hésitez pas à me le faire remarquer dans les commentaires si j’avais oublié un changement important.

Représentant de la direction : disparition totale d’ISO 9001 ? Oui dans la forme mais en fait non. En fait, seul le terme à disparu puisque le contenu de ce rôle tel qu’il existait dans ISO 9001:2008 est décrit dans le chapitre « 5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisme ». De plus, dans ISO 9000, on trouve la note suivante à la définition du mot direction : « La direction a le pouvoir de déléguer son autorité et de fournir des ressources au sein de l’organisme ». Par exemple déléguer ce qui a trait au SMQ à un responsable de la qualité le représentant dans ce cadre. Pas de révolution.

Manuel Qualité : seconde disparition ! Le terme « manuel qualité » a bien disparu d’ISO 9001 mais ce qui était exigé le concernant l’est toujours. On parle dorénavant d’ « information documentée » pour présenter par exemple le domaine d’application du système de management de la qualité (chapitre 4.3) et le système de management lui-même avec ses processus (chapitre 4.4). La précision relative à la documentation du « juste nécessaire pour soutenir le fonctionnement des processus » du DIS a disparue dans la version définitive. Dommage. Encore une fois, aucune raison de crier au scandale.

Procédures et enregistrements : terminé aussi pour les procédures ? Pas vraiment, comme pour les éléments précédents, si le terme a disparu dans ISO 9001 : 2015, il n’en est évidemment pas de même pour la nécessité de documenter comment sont réalisés les opérations et contrôles. Le terme « information documentée » apparait dans cette nouvelle version et recouvre l’équivalent des « procédures documentées » et les « enregistrements » exigés dans ISO 9001:2008. Les exigences qui s’appliquaient à ceux-ci sont décrites de manière semblable dans le chapitre 7.5. Pas de changement plus profond ici que le terme utilisé, lorsqu’il est question de conserver des informations documentées, il s’agit des « enregistrements » de la version précédente.

Exclusions : encore un terme disparu ! En fait simplement remplacé par la notion d’applicabilité par retournement de perspective. L’annexe A.5 d’ISO 9001:2015 clarifie cette notion d’applicabilité et ses limites. Cette non applicabilité d’une exigence ne peut avoir pour effet « l’impossibilité pour l’organisme d’obtenir des produits et services conformes ou d’accroître la satisfaction de ses clients ». Comme dans les versions précédentes.

« Fournisseur » est maintenant remplacé par « prestataire externe », « produit acheté » par « produits et services fournis par des prestataires externes ».

Vous l’aurez compris, comme en 2000 avec l’arrivée de l’approche processus, la catastrophe annoncée par certains n’aura pas lieu pour ces changements. Il suffit de lire les annexes de ISO 9001:2015 et d’ouvrir ISO 9000 pour s’en convaincre.

La vraie difficulté viendra de la capacité des entreprises à utiliser les exigences relatives aux risques et à la prise en compte du contexte et des parties prenantes. Ce qui revient en quelque sorte à faire du SMQ un vrai outil de management de l’entreprise, prenant en compte les besoins et structurant sa stratégie et non un univers parallèle comme c’est encore souvent le cas.

Note 1 : Cet article à l’origine préparé avec la version DIS de ISO 9001 (Draft International Standard, ISO/DIS 9001) et ISO/DIS 9000 en avril 2015 a été mis à jour avec la version définitive de ISO 9001 2015 (en mars 2016).

Note 2 : Un ensemble de documents (interprétations validées, règles de définition du périmètre, etc.) est en accès libre sur le site ISO du TC/176/SC2.

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